Le lettere di reclamo sono molto importanti e al tempo stesso spinose. Impostarle correttamente non è sempre facilissimo, perché bisogna avere un linguaggio semplice, diciamo essenziale, ma al tempo stesso secco, conciso e formale. Inoltre deve essere ricca di dettagli (dati, codici, ecc che possono aiutare a ricostruire in modo dettagliato il problema)
Come bisogna impostarla?
Impostazione standard
Nel foglio A4 deve esserci il destinatario (spett.le più il nome dell’azienda o della persona), l’oggetto e i dati di chi presenta il reclamo (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo).
Testo
È necessario descrivere in modo sintetico il problema (che sia un guasto, un disservizio) facendo però attenzione a indicare i dati (per esempio tipologia del prodotto/servizio, se sono state sporte altre lamentele, per esempio via call center, contratto di riferimento e magari anche il nome di un referente)
Chiusura della lettera
Congedatevi formalmente con una frase del tipo: in attesa di vostra celere risposta in merito al problema indicato, porgo distinti saluti, aggiungete nome e cognome, numero di telefono, data e la firma in calce.
Allegati
Potrebbe essere necessario allegare del materiale fotografico, come prova, o la copia di uno scontrino.
Spedire la lettera
La lettera va inviata via raccomandata A/R, solo così sarete sicuri della sua ricezione. Inoltre, fate una copia di tutto o se l’avete scritta con il pc, tenetene una copia. Potreste anche essere obbligati a compilare la lettera attraverso dei form, in questo caso prima di inviare, fate una stampa o uno screenshot o accertatevi che vi sia inviata una conferma di ricezione (con il numero della pratica).
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