Come scrivere una lettera di protesta

Capita nella vita di tutti che vi si presenti un problema (spesso da parte della pubblica amministrazione, ma non solo), di cui vorreste lamentarvi. Ma a volte l’unico modo di farlo è spedire una lettera di protesta. E qui sorge il problema, perché se non siete giuristi, i dubbi vi assaliranno. Sarà giusta questa forma? Sarà eloquente? Ecco qualche consiglio su come redigere la vostra lettera formale in modo corretto.

1) Scegliere la battaglia. Le persone che si lamentano su tutto finiscono con il non essere più ascoltate. Prima di tutto quindi chiedetevi se ne vale la pena e se una denuncia possa essere giustificata.

2) Siate specifici. Più dettagli fornite sul problema, meglio verrà compreso da chi leggerà la vostra lettera. Se ad esempio dovete lamentarvi di un trattamento in un luogo pubblico, dovete scrivere oltre al luogo stesso, anche data e ora corredate, se possibile, da delle cosiddette “pezze d’appoggio”, cioè delle prove come uno scontrino, una ricevuta, ecc. Se conoscete il nome della persona contro cui reclamare, tanto meglio.

3) Determinare ciò che si desidera con la lettera, facendo richieste eque e realistiche (ad esempio potete chiedere il rimborso di un prodotto difettato ma non una cifra ulteriore per “danni morali”). Mantenete il vostro obiettivo finale in mente mentre scrivete la lettera.

4) Inviare direttamente la lettera alla persona incaricata della denuncia. Mai intestare una lettera di denuncia ad un indirizzo generale di mailing, come “a chi può interessare” o anche “al servizio clienti”. Trovare la persona giusta ed inviarla direttamente a lei. Spesso si possono trovare questo tipo di informazioni sul sito web delle società. Se non è possibile conoscere il nome, effettuare una chiamata alla società e dire: “mi piacerebbe fare una denuncia su X, e vorrei conoscere il nome della persona a cui inviare una lettera formale di denuncia”. Ottenere le informazioni corrette per la grafia del nome, il titolo e l’indirizzo, e fare la stessa cosa per scoprire il nome del suo capo, insieme con il presidente della società.

5) Nella redazione della lettera, usare un tono professionale. Anche se siete offesi dal modo in cui siete stati trattati, non otterrete risultati se userete commenti cattivi o infantili. Evitare frasi e parole sprezzanti.

6) Scrivere in dettaglio. Non utilizzare termini generali. Descrivere esattamente ciò che è successo e perché si è disturbati. Dare un motivo alla protesta sarà utile al fine di raggiungere un risultato.

7) Fornire le informazioni di contatto. Non inviare una lettera anonima di denuncia. Se si vogliono veramente dei risultati, consentire a chi di dovere di rintracciarvi. Anche se è solo per una telefonata in cui vi si dice che non è possibile soddisfare le vostre richieste. La maggior parte delle aziende risponderà se si fornisce l’indirizzo e-mail e il numero di telefono, oltre al vostro indirizzo postale.

8 ) Negoziare. Se il vostro reclamo viene respinto, chiedere alla società cosa sono disposte a fornire per risarcirvi. Far capire che si sta facendo sul serio. Se l’azienda vi offre una soluzione diversa in termini di prezzo, coupon o buoni regalo, riflettere prima di accettare la loro offerta. Se si accetta, non ci si può più lamentare sulla questione.

9) Inviare la lettera entro un ragionevole lasso di tempo dall’avvenimento, di solito due-tre settimane, a seconda delle dimensioni dell’organizzazione e del problema. A volte le grandi imprese richiedono più tempo per ottenere una risposta. Siate pazienti.

10) Contattare l’azienda più volte se non si ottiene una risposta. Quando avete provato a contattare l’azienda per due o tre volte senza alcun risultato, è il momento di cambiare sistema. Fate qualche ricerca per scoprire i nomi e gli indirizzi dei responsabili e cercare di contattare persone diverse da quelle che di solito contattate.

11) Scrivere un’altra lettera. Utilizzare un tono più severo, ma ancora professionale, nella seconda lettera. Fare riferimento alla prima lettera e fornire una copia. Ancora una volta, spiegare i termini già esposti nei primi punti.

12) Essere persistenti. A volte ripetere il processo è necessario per ottenere una risposta o la risoluzione. Non vi abbattete, quando si riceve finalmente il risultato desiderato, i vostri sforzi saranno premiati.