Ormai la comunicazione via email, sia per lavoro che per affari privati, è sempre più diffusa e non essere reperibili per un determinato periodo può essere problematico. Può capitare, ad esempio, di andare fuori città (per affari o meritate vacanze) e trovarsi nella condizione di non poter evadere le email ricevute per diversi giorni causando inevitabile disagio in coloro che aspettano delle risposte da parte nostra.
In casi come questi è buona norma sfruttare la funzione di risposta automatica prevista da vari programmi e servizi di posta elettronica, come per esempio Gmail, di cui ci occupiamo oggi. Con la risposta automatica, è possibile istruire il proprio servizio di Web-mail o il proprio client email ad inviare un messaggio di risposta personalizzato nel cui testo si fa presente ai mittenti delle email ricevute di essere fuori città e di non poter fornire delle risposte per un determinato lasso di tempo. Così si evitano fraintendimenti e problemi di vario genere facendo il minimo sforzo.
A questo punto, vi chiederete come impostare una risposta automatica con Gmail. Nulla di più semplice. Vi basta come prima cosa andare alla vostra casella di posta elettronica e, nella schermata che compare, in alto sulla destra cliccate sul simbolo dell’ingranaggio. Vedrete comparire un menu a tendina e tra le opzioni dovrete cliccare su Impostazioni.
Ora vedrete la schermata Impostazioni Gmail e dovrete cliccare sull’opzione Risponditore automatico. Per impostare una risposta automatica con Gmail dovete poi cliccare sul pulsante Attiva risponditore automatico e compilare lo spazio corrispondente alla dicitura Oggetto. Di seguito, procedere alla compilazione del campo Messaggio scrivendo il messaggio che volete far recapitare automaticamente a chi vi scrive nel periodo di vostra assenza e il gioco è fatto. A tal proposito, c’è da specificare che, in caso di più email nello stesso giorno da parte dello stesso contatto, la risposta automatica da parte del servizio verrà inviata solo ogni quattro giorni.
È possibile anche scegliere l’opzione per cui il risponditore automatico si attiva solo per coloro che fanno parte della lista dei contatti. E quando non avrete più bisogno della funzione, non dovrete fare altro che recarvi alla schermata dove ci sono le impostazioni di Gmail e all’opzione Risponditore automatico cliccare sulla voce Disattiva risponditore automatico.