Come fare un’email

Si possono chiamare e-mail, email, mail o in italiano posta elettronica, e si tratta della rivoluzione nelle comunicazioni degli ultimi decenni. Le email sono metodi per inviare materiale e comunicare più veloce che ci sia, fanno risparmiare tonnellate di carta e permettono di inviare le vecchie lettere in un nanosecondo. Ma come si scrivono?

Una persona che per la prima volta si trova di fronte alla schermata di una email può trovarsi spaesata, ci sono troppi codici e troppe parole sconosciute tra cui è difficile districarsi. Inoltre, anche il contenuto non è detto che debba essere identico a quello di una classica lettera. Dopotutto potremmo sfruttare la multimedialità che il mezzo ci offre, ed imparare a scrivere bene una email diventa così fondamentale. Vediamo come scrivere una e-mail.

Fase 1: capire la schermata. Qualsiasi sia la mail che utilizzate, la schermata sarà sempre più o meno identica (come quella su). Possono cambiare i colori e l’ordine dei link, ma più o meno le sezioni sono identiche. Una volta cliccato su “nuovo”, trovate le seguenti caselle:

• “Da” o “From”: dove compare l’indirizzo del mittente. Molto spesso è automatico, dunque non c’è bisogno di cambiarlo; altre volte non compare proprio;
• “A:” oppure “To:”. Qui va inserito il destinatario. L’indirizzo deve contenere una prima parte con caratteri alfanumerici o altri segni come i trattini “-“, una chiocciola (@) che sta a dimostrare che si tratta di un indirizzo email, ed il provider, ad esempio hotmail.com, libero.it, gmail.com, ecc. Tutti i caratteri devono essere scritti in minuscolo.
• “Oggetto” o “Subject”. Qui si inserisce l’oggetto della mail. Si tratta di poche parole in cui si riassume di cosa si parlerà.
• Cc: copia carbone o copia conoscenza. In questa sezione vanno inseriti eventuali altri destinatari della email. Ciò significa che vanno inseriti diversi indirizzi email, separati da uno spazio o dal punto e virgola. Attenzione perché tutti i destinatari dell’email leggeranno gli indirizzi delle altre persone che l’hanno ricevuta.
• Ccn: copia conoscenza nascosta. E’ identica alla Cc, con la differenza che qui gli indirizzi email non saranno visibili agli altri destinatari.
• Allegati: in questa sezione si possono inserire eventuali allegati non automatici che volete inviare al vostro destinatario. Questi possono essere foto (formato .jpg, .bmp, ecc.), documenti (.txt, .doc, ecc.) o file .zip o .rar se volete inviare in un file unico un gruppo di files, come se fosse una cartella.

Come rispondere a una e-mail.

Fase 2: Per rispondere alla mail si può cliccare sulla sezione “Rispondi” o “Reply” o “Rispondi a tutti”, a seconda che si voglia rispondere alla sola persona che ci ha inviato la mail o a tutti i destinatari. Il tasto “Inoltra” invece servirà per inviare il contenuto della email ad un altro destinatario non incluso nella lista precedente.

Come scrivere un’e-mail

Fase 3: Dopo aver impostato l’oggetto ed inserito eventuali allegati, la struttura è simile a quella di una classica lettera. Introduzione (caro X, egregio Y, ecc.), il corpo del testo e la conclusione. Qui però si può sfruttare il mezzo multimediale, dunque si possono inserire grassetti, corsivi e altri tipi di formattazioni; emoticons; elenchi puntati e parole colorate. Insomma, potreste sbizzarrirvi, a seconda del contenuto dell’email. E’ chiaro che se si tratta di una mail formale è meglio lasciare tutto scritto in modo uniforme e con la formattazione di default.

Fase 4: Netiquette. L’email può diventare un’arma a doppio taglio, se viene utilizzata male. Visto che è gratuita ed immediata, potrebbe essere usata nella maniera non corretta. Per questo in rete si è stabilita una sorta di “bon ton”, denominato netiquette (etichetta di rete), composta da norme di buon educazione. Queste le fasi più importanti per quanto riguarda l’email:

• Evitare le catene di Sant’Antonio (email che chiedono di inviare 10 volte la stessa email ai propri contatti);
• Evitare la spam (messaggi pubblicitari indesiderati) o contenuti illegali (come le immagini pedopornografiche);
• Includere sempre l’oggetto nel messaggio;
• Rispondere alle email mantenendo lo stesso oggetto;
• Firmarsi sempre alla fine;
• Non scrivere email troppo lunghe da leggere e, se il destinatario non ha l’adsl o non si conosce la sua velocità di navigazione, evitare allegati troppo grandi;
• Non inviare informazioni private del destinatario quando la mail arriverà ad altre persone;
• Moderare l’utilizzo di emoticons;
• Evitare intere parole in maiuscolo (equivale a gridare).

Ovviamente le regole di buon educazione restano inalterate. Ora siete pronti ad inviare l’email cliccando su “Invia” o “Send”.