Come scrivere una lettera professionale

Imparare a scrivere una lettera commerciale professionale è molto utile per la propria carriera. E’ importante imparare a scrivere correttamente una lettera in quanto questo formato è utilizzato nella corrispondenza ufficiale all’interno e al di fuori dell’ufficio. Molte aziende investono in corsi di scrittura professionale di lettere commerciali per i loro dirigenti e dipendenti, in quanto questa forma serve per far riflettere la professionalità della società.

L’azienda deve essere presa sul serio e il primo passo verso quel tipo di deferenza e di rispetto è quella di avere membri in grado di scrivere lettere commerciali professionali. Ci sono alcune nozioni di base di scrittura professionale, ed i suggerimenti di seguito vi insegneranno come applicarli. Essi sono validi per la corrispondenza cartacea, ma possono essere adattati anche alla scrittura di una e-mail professionale. Vediamo dunque come fare.

Scrivere una lettera professionale

Le lettere commerciali professionali spesso seguono un formato standard. Questo viene fatto perché viene compreso sia in ogni parte del Paese, che all’estero, ed anche da settore a settore. E’ anche un metodo efficace perché evita imbarazzi e omissioni.

Nella parte in alto a destra del foglio bisogna inserire la data. Dal momento in cui le lettere sono considerate formali e legali, mettere la data in cui la lettera è stata inviata è importante in quanto viene utilizzata come riferimento. Il formato standard per data è GG / MM / ANNO.

Dopodiché bisogna inserire il destinatario della lettera. Usare il lato superiore sinistro della parte superiore del foglio per inserire il nome e l’informazione del destinatario inserendo, nell’ordine, titolo professionale, nome e cognome della persona a cui state scrivendo.

Se non si utilizza carta intestata aziendale, sarà necessario inserire il nome del mittente nello stesso ordine di prima (titolo, il nome della società e informazioni di contatto della società) sul lato opposto a quello del destinatario.

Oggetto. Le lettere commerciali formali devono arrivare dritto al punto, e la voce “oggetto” informa il destinatario di cosa tratta la lettera.

Corpo della lettera. Quando si scrive il corpo della lettera, fare in modo che questo sia chiaro e conciso. Non tergiversare, basta andare dritto al punto in modo che non vi sarà alcuna confusione o errata interpretazione del contenuto. Non usare un linguaggio o gergo tecnico, né usare molte abbreviazioni o modi di dire. Ovviamente evitare di iniziare con “caro signor X”, ma è meglio utilizzare formule distaccate come ad esempio “egregio” o “gentile”.

Concludere con una firma.