Quando si fanno affari con persone di tutto il mondo, è necessario non solo essere consapevoli delle differenze culturali tra i Paesi, ma anche saper regolare il proprio comportamento in base ad esse. Ciò serve ad esempio quando si scrive un’email ad una società giapponese, o ad una persona con cui non siete in rapporti stretti, e con cui è il caso di mantenere le distanze.
Ovviamente non possiamo scrivere qui di parlargli in giapponese, la lingua internazionale per il commercio resta sempre l’inglese, ma va tenuto conto che bisogna rispettare la giusta etichetta anche nella posta elettronica, rendendoci conto che di fronte non abbiamo un italiano, o una persona “Occidentale”, ma la cultura giapponese è ben diversa anche in queste cose.
Fase 1: I nomi. Applicare del titolo onorifico “-san” dopo il nome del destinatario è cortesia comune, simile al nostro “signor”. Ma è bene non combinare i due modi, scrivendo ad esempio “Mr. X-san”. Meglio usare o il Mr. o il -san. Ricorda inoltre che in Giappone, dato che nomi e cognomi sono scritti in ordine inverso rispetto alle nostre abitudini, il cognome viene prima del nome. Se non si è certi quale dei due sia cognome del destinatario, scoprilo in anticipo per evitare un errore comune ma fastidioso.
Fase 2: Cortesia. Le business e-mail sono generalmente scritte utilizzando un linguaggio cortese in tutto il mondo, ma le formule giapponesi sono a volte diverse. Vengono chiamate “Keigo“, ma a meno che non siete sicuri di come si utilizzano, è una buona idea usarle per imitazione solo se le usa anche il destinatario. Il Keigo è molto apprezzato e considerato un’indicazione importante come cortesia nella lettera. Mentre le email sono in effetti meno formali di una lettera normale, un saluto gentile prima di lanciarsi in una questione in esame è considerato normale. Anche qualcosa di insignificante prima di entrare nel cuore della vicenda, come informarsi sul tempo, può servire a questo scopo.
Fase 3: Concisione. In realtà è considerato maleducato in Giappone cambiare continuamente il discorso passando da un argomento all’altro, finché la questione non è completamente conclusa, specialmente se l’argomento viene ripreso in continuazione con nuove mail, lasciando nell’oggetto scritte come “Re: Re: Re: Re: soggetto”. E’ una scelta migliore inviare una nuova e-mail e fare riferimento a quella precedente con una frase o due, per mantenere il discorso lineare e professionale.
Fase 4: Lingua. 4. Se ti senti abbastanza sicuro del tuo giapponese, prova a scrivere l’email interamente in quella lingua. Sicuramente questo sarà più apprezzato. L’alternativa è l’inglese, ma non utilizzate termini troppo complicati perché non è detto che dall’altra parte la persona capisca tutto. A meno che il vostro interlocutore non parli italiano. In questo caso non c’è alcun problema, anche se resta sottinteso il minor ricorso possibile a modi di dire e frasi fatte.
Fase 5: Rispettare la differenza d’età. Anche se le generazioni più giovani sono in genere più esperte di computer, molte imprese giapponesi sono ancora guidate da persone anziane che non possono avere familiarità, o sentirsi a proprio agio, con le e-mail. Se si sa che il destinatario non ha familiarità con la posta elettronica, provare a scrivere una breve mail proponendogli di parlare al telefono, o anche di persona, se è possibile. In questo modo si dà il potere di decidere all’interlocutore più anziano. La situazione è ovviamente ribaltata nel caso in cui foste voi i più anziani.